Gagnez 1 heure par jour en 20 actions simples
Votre journée touche à sa fin et vous vous dites que si vous aviez encore une heure, vous en finiriez avec ce dossier qui vous a occupé tout l'après-midi ?
Quelques réflexes simples, à mettre en application au quotidien, peuvent vous aider dans votre chasse au gaspillage de minutes. Echanges avec vos collègues, lecture des emails, rendez-vous... Autant d'actes qui peuvent être optimisés.
En mettant en pratique ne serait-ce que quelques unes de ces idées, vous pouvez gagner une heure par jour. Apprenez à ne pas perdre du temps... pour en gagner !
Principe n° 1 : aménager son espace de travail
Rien de mieux qu'un bureau désordonné pour vous donner l'impression d'être débordé. Le mot d'ordre : rangez ! Classez vos dossiers dans vos casiers de rangement, organisez votre bureau et n'oubliez pas de faire le ménage sur votre ordinateur.
Commencez par faire disparaître tout ce qui ne vous sert pas quotidiennement. Et optez pour un principe de classement simple : les dossiers que vous êtes amené à consulter souvent doivent être proches de vous. À l'inverse, éloignez ceux que vous n'ouvrez qu'une fois tous les deux mois. Remettez chaque chose à sa place après l'avoir utilisée. Enfin, gardez en tête que vos collègues doivent pouvoir s'y retrouver eux aussi.
Principe n° 2 : arrêter de jongler entre les dossiers
Les allers-retours entre des dossiers différents, vous font perdre beaucoup de temps et d'énergie. A chaque fois que vous changez de sujet, même si vous le connaissez bien, vous devez vous remettre en tête les différents paramètres.
Il est préférable de se concentrer plus longuement sur un seul dossier et l'avancer le plus possible. En clair, ouvrir tous les jours pendant une heure un dossier prend plus de temps que travailler dessus d'une seule traite.
Face à ce qui doit être réglé immédiatement et au-delà de trois passages sur le document qui pose problème, forcez-vous à prendre une décision : jetez-le, classez-le ou annotez-le pour transmission.
Principe n° 3 : planifier sa journée
Faire en une heure ce que l'on pourrait faire en quinze minutes est plus courant qu'on ne le croit. Pour bien répartir son temps de travail sur la journée, il est indispensable de planifier : une liste de ce qui est à faire, la fameuse "to do list", doit être établie.
Vous évitez ainsi de passer du temps sur des tâches inappropriées et restez concentré sur les plus importantes. Votre liste doit également faire apparaître les tâches urgentes.
Vous pouvez choisir de réorganiser votre liste par ordre de priorité la veille et ainsi économiser du temps en démarrant la tâche la plus importante ou la plus urgente dès votre arrivée au bureau le lendemain.
Principe n° 4 : s'accorder des pauses détente
Paradoxalement, il faut savoir perdre du temps pour en gagner.
Pour un meilleur rendement et un meilleur équilibre personnel, dix minutes de pause sont nécessaires entre deux activités intensives.
Travaillez par bloc de 90 minutes. N'hésitez pas à prendre un café, voir des collègues ou même marcher le long de votre bureau pour vous revigorer. Vous pouvez profiter de ces pauses pour faire un aller-retour à l'imprimante, apporter un dossier à votre collègue du 5e : en un mot, soulagez vos neurones.
Principe n° 5 : formaliser les échanges avec ses collègues
Vos collègues aussi sympathiques soient-ils peuvent parfois devenir "des croqueurs de temps". En effet, chaque jour leurs sollicitations vous font perdre de précieuses minutes. Pour limiter les perturbations, fixez quelques règles de vie avec eux :
Usez des mémos écrits pour faire passer vos messages peu stratégiques.
Indiquez-leur que vous préférez être contacté par mail, plus facile à gérer dans le temps, plutôt que par téléphone qui interrompt.
Mettez en place des horaires de visite et communiquez-les à vos collaborateurs, tout en restant accessible en cas d'urgence.
Proposez-leur de prendre un café pendant votre pause pour préserver le lien social.
Principe n° 6 : profiter de ses heures de pleine énergie
Essayez de repérer les moments de la journée où votre forme et votre concentration sont maximales et réservez-les aux tâches les plus exigeantes. Certains sont plus efficaces le matin, d'autres l'après-midi, d'autres encore atteignent leur maximum de concentration en fin de journée et peuvent profiter du calme pour avancer sur des dossiers délicats. Sachez en tenir compte pour élaborer votre emploi du temps.
En règle générale, les meilleurs moments pour mobiliser son attention sont le matin de 10h à 12h et l'après-midi de 16h à 18h. Accordez ces créneaux aux tâches les plus ardues ou les plus délicates et vous rentabiliserez votre temps de travail.
Principe n° 7 : apprendre à dire non
Vous avez établi votre planning pour la journée mais un collègue vient vous demander de l'aide sur son dossier. Vous acceptez naturellement de lui rendre service. Mais attention aux débordements : si vous dites oui deux ou trois fois, vous deviendrez vite la cible de toutes les demandes. Ce "coup de main" peut vite se transformer en une nouvelle attribution permanente pour vous.
Apprenez à dire non à certaines sollicitations, en particulier de collègues récidiveurs, en y mettant les formes : restez diplomate, excusez-vous et dites simplement que vous ne pouvez pas vous libérer car vous avez-vous aussi un dossier urgent à finir.
Principe n° 8 : fixer intelligemment ses rendez-vous extérieurs
Se déplacer pour un rendez-vous en cours de journée est une véritable perte de temps. La meilleure solution est de programmer des rencontres en début ou en fin de journée pour limiter les allers-retours (vous vous y rendez directement depuis votre domicile le matin et vous ne repassez pas par votre travail le soir). Si vous le pouvez, évitez également le déjeuner qui peut traîner en longueur.
Par ailleurs, lors d'un rendez-vous, prévenez votre interlocuteur du temps dont vous disposez. En donnant des limites, le rendez-vous va s'organiser automatiquement sans déborder. Emportez avec vous vos documents de travail. Vous pourrez ainsi mettre à profit le temps que vous passez à attendre votre interlocuteur pour achever une tâche.
Principe n° 9 : mettre fin aux réunions marathon
Terminées les réunions où votre présence n'est pas indispensable ou celles qui n'en finissent plus ! Une réunion, cela se prépare : l'ordre du jour doit être communiqué aux participants idéalement une semaine à l'avance afin qu'ils puissent préparer leur intervention. Etablissez un planning minuté à respecter et recentrez si besoin les interventions sur l'ordre du jour.
Proposez à vos collègues une durée maximale d'une heure, par exemple. N'attendez jamais les retardataires. Il faut avancer avec ceux et celles qui sont à l'heure pour ne pas les encourager ce type de comportement. Mettez en place un système d'alerte pour prévenir les participants 10 minutes avant le début de la réunion.
Principe n° 10 : arriver plus tôt au bureau
Décaler légèrement ses horaires de travail pour arriver plus tôt au bureau vous permettra d'avancer vos dossiers au calme, sans craindre d'être dérangé ni par vos collègues ni par des coups de fils intempestifs de vos clients ou partenaires. C'est aussi aux horaires matinaux que la majorité des personnes sont le plus concentrées. Ainsi, arriver avant les autres vous permettra de repartir plus tôt. Une heure de travail le matin au lieu de de deux heures le soir ? La formule est attirante.
Enfin, si vous prenez les transports en commun ou si vous empruntez les grands axes routiers, vous gagnerez certainement du temps en évitant la période de pointe.
Principe n° 11 : ne pas chercher à tout faire seul
Souvent le manque de temps n'est autre que la conséquence d'une incapacité à déléguer. Si vous dites oui deux ou trois fois, vous deviendrez vite la cible de toutes les demandes. Pour les adeptes du "de toutes façons il va falloir tout reprendre", le temps de vérification peut lui aussi exploser. Mais la petite différence qualitative que vous allez (peut-être) perdre ne sera-t-elle pas compensée par le gain de temps que vous allez obtenir en délégant à un collègue ?
Commencez par déléguer les tâches quotidiennes, puis montez en difficulté. Expliquez ce que vous attendez avant et indiquez une méthodologie détaillée. S'il est bien encadré dès le départ, votre délégataire doit vous faire gagner un temps précieux.
Principe n° 12 : brancher son téléphone sur messagerie
Le problème du coup de téléphone, c'est qu'il vous interrompt dans votre travail. Dans certains cas, il peut donc être utile de filtrer les appels entrants :
soit en passant la consigne à votre assistante si vous avez la chance d'en avoir une.
soit par l'intermédiaire d'un collègue si c'est temporaire. Il répond à votre téléphone pendant deux heures et prend les messages auxquels vous répondrez plus tard. Et vous ferez de même pour lui ensuite.
soit en utilisant la boîte vocale, en n'oubliant pas d'indiquer vos plages de disponibilité sur l'annonce d'accueil.
Au bureau, le téléphone portable personnel doit être considéré comme une boîte vocale. Vous rappelez en cas d'urgence.
Principe n° 13 : consulter ses emails 2 à 3 fois pas jour
Consulter ses emails toutes les 5 minutes est une activité fortement chronophage. Elle peut être justifiée en cas de situation d'urgence à gérer mais ne doit pas être un mode de fonctionnement.
La solution : décidez d'un moment à consacrer à vos emails. Vous les ouvrez et les traitez pendant cette plage horaire, et non au fur et à mesure de leur arrivée. Vous pouvez par exemple ouvrir votre messagerie uniquement le matin en arrivant au bureau, avant le déjeuner et le soir. Le reste du temps, elle est fermée.
Ainsi, plutôt que d'attendre d'être stimulé vous devenez alors actif, ce qui permet de garder la main sur son planning. Pensez aussi à installer un filtre anti-spam : il épargnera de longues minutes de filtrage quotidien.
Principe n° 14 : organiser sa boîte email
Gagner du temps en gérant mieux ses emails, c'est possible. Optimiser l'organisation de sa messagerie peut vous faire gagner de précieuses minutes quand vous recherchez d'anciens emails. Plusieurs techniques sont possibles :
Créer des répertoires et des dossiers selon leur thématique et leur provenance (clients, hiérarchie, groupe de travail...)
Créer ensuite des règles pour classer automatiquement certains messages dans ces dossiers. Vous pouvez ainsi trier dès leur arrivée les messages informatifs où vous n'êtes qu'en copie.
Utiliser des codes couleurs (les fanions sous Outlook) afin de classer les messages en fonction du suivi que vous devrez assurer.
Principe n° 15 : décaler sa pause déjeuner
La pause déjeuner peut être écourtée sans perdre son effet ressourçant. En effet, partir aux heures habituelles pour faire la queue au restaurant est inutile. Ciblez des horaires de moindre affluence. C'est bien souvent l'histoire de seulement une demi-heure de plus ou de moins. Ces 30 minutes vous permettront de déjeuner plus vite mais aussi de manger au calme.
Bien entendu, si vous ne disposez pas d'une cantine, un restaurant à proximité du bureau est fortement recommandé. Enfin, préférez le repas léger au déjeuner gastronomique, qui risque d'entamer votre dynamisme en début d'après-midi.
Principe n° 16 : réguler son utilisation d'Internet
Si, après plusieurs heures de travail devant votre ordinateur, vous n'arrivez pas à faire grand chose, peut-être êtes-vous victime des distractions offertes par Internet. Se perdre dans des recherches sans fin sur Google, user, voire abuser, des réseaux sociaux et autre messagerie instantanée au bureau, surfer d'un site à l'autre... autant de freins à votre concentration et à votre efficacité.
Selon une enquête de la société Olfeo, sur les 86 minutes qu'un salarié passe en moyenne par jour sur Internet, 58 minutes seraient consacrées à du surf personnel, soit une perte de productivité de 13,8 %.
Alors, si vous avez des sites Internet et des blogs privilégiés à lire tous les jours, privilégiez la pause déjeuner : ce sera une coupure bienvenue dans votre travail.
Principe n° 17 : mener une seule tâche à la fois
Vous pensez peut-être qu'écrire des mails et répondre au téléphone simultanément vous fait gagner du temps ? Ce n'est pas le cas. En effet, il y a une limite au nombre de tâches que vous pouvez faire à la fois. Plus le nombre s'accroît, plus vous serez ralenti : vous mémorisez moins bien les documents, vous multipliez les petites erreurs sur lesquelles il faut ensuite revenir... L'attention ne peut être divisée entre deux tâches que si la seconde est automatisée (écouter une musique d'ambiance par exemple).
Finis les 'je vais faire cela vite fait' : en gardant votre attention focalisée sur votre tâche principale, votre travail gagnera en qualité et vous aurez la satisfaction de le voir avancer pour de vrai.
Principe n° 18 : gagner du temps à la machine à café
Si prendre des pauses est indispensable à votre efficacité, certaines peuvent se révéler très chronophages. Moments de convivialité par excellence, la pause café ou la pause cigarette passent facilement et sans que l'on s'en aperçoive, de 5 à 20 minutes. La fréquence des allers-retours à la machine à café peut aussi être problématique. Fixez-vous une limite : trois pauses café maximum dans la journée par exemple.
Par ailleurs, si vous avez un dossier difficile à traiter, évitez de prendre votre café en heure de pointe, le lundi matin ,vous risquez de croiser des collègues qui vont monopoliser votre temps en vous racontant leur week-end et votre pause de cinq minutes va tout simplement se transformer en une demi-heure, durant laquelle vous n'aurez pas avancé.
Principe n° 19 : stop aux problèmes d'ordinateur
Votre ordinateur s'éteint tout seul, vous êtes obligé d'attendre 10 à 15 minutes pour que votre fichier s'ouvre enfin, votre logiciel principal ne fonctionne plus ? Rien d'étonnant : en moyenne les cadres perdent deux heures par semaine à gérer les caprices de leur ordinateur.
Imaginez le temps que vous pourriez économiser en vous familiarisant au fonctionnement de votre ordinateur et en vous rapprochant du service informatique de votre entreprise. Une fois le problème apparu, vous contactez votre ami qui vous aide à régler ce souci en moins de temps qu'auparavant. Et si les problèmes sont récurrents, n'hésitez à le signaler à votre manager et à demander du nouveau matériel. Argumentez en mettant en avant ces précieuses minutes perdues chaque jour.
Principe n° 20 : prévenir les imprévus
Coup de fil impromptu, réunion de dernière minute, retard sur un projet : malgré une organisation béton, on se retrouve vite pris au dépourvu. Comme il est impossible de tout prévoir, mieux vaut planifier les choses qui peuvent l'être en gardant une petite marge qui permettra, justement, de mieux réagir face à l'imprévu.
Pour ce faire, rajoutez 20 à 30 % du temps imparti à chaque tâche pour cette marge de sécurité souvent nécessaire. Au mieux, vous aurez du temps supplémentaire pour finaliser le projet, le rendre plus qualitatif... ou partir plus tôt du bureau.
www.rekrute.com
Mer 11 Nov 2009 - 20:08
